Como ligar o ERP à loja online

O ERP é o sistema em que a empresa assenta de facto: stock, preços, encomendas, faturas, fornecedores. A loja online é um segundo sítio onde tudo isso existe. Mantê-los de acordo à mão é um trabalho que cresce exatamente à velocidade das vendas.

Ligá-los custa €390 numa ligação ERP normal, ou a partir de €500 numa ligação API personalizada, quando o sistema não tem integração pronta. O custo raramente é a parte difícil. As decisões é que são.

Decida qual é o sistema principal

Para cada informação, exatamente um sistema é a verdade e o outro segue. Errar nisto é o que faz as integrações entrarem em conflito.

O habitual, e em geral o acertado:

• Produtos e preços — o ERP é o principal, a loja segue.
• Stock — o ERP é o principal, a loja segue.
• Encomendas — a loja é a principal, o ERP recebe.
• Faturas — o ERP é o principal, a loja mostra.
• Clientes — depende do negócio; decida de forma explícita.

Escreva esta tabela antes de qualquer conversa técnica. É a especificação.

Decida de quanto em quanto tempo

Nem tudo precisa de ser na hora.

• O stock costuma precisar de ser rápido — minutos, não horas — porque vender o que não há sai caro.
• Os preços podem, muitas vezes, correr de noite.
• As encomendas devem ser imediatas.
• As alterações de produto podem ficar agendadas.

Ter tudo em tempo real é mais caro de construir e mais frágil de manter. Faça a frequência corresponder ao custo de estar errado.

Decida o que acontece quando falha

Vai falhar, por vezes. A ligação cai, o ERP está em baixo para manutenção, um produto tem um campo que a loja não aceita.

Antes de construir, responda:

• O item que falhou volta a ser tentado, e de quanto em quanto tempo?
• Quem é avisado, e como? (Notificações automáticas — €190.)
• Uma pessoa pode acabar o passo à mão entretanto?

Uma integração sem isto não está concluída, por muito bem que funcione num dia bom.

Conte com dados que precisam de limpeza

A surpresa mais comum num projeto de ERP não é técnica. É que os dados de produto no ERP nunca foram feitos para os clientes verem: códigos internos no lugar dos nomes, medidas em falta, três formas de escrever a mesma marca.

Inclua isso no orçamento. A importação de produtos em volume é a partir de €150, e a limpeza da base de dados de clientes a partir de €190 — e, numa primeira integração, uma das duas costuma ser precisa.

Como fica o resultado

Quando está bem feito:

• Os produtos e os preços aparecem online a partir de um só sítio.
• O stock é um só número, visível para quem precisa dele.
• As encomendas chegam ao ERP sem serem escritas.
• As faturas são criadas e enviadas sozinhas (automatização de faturas — €290).
• Ninguém acerta dois sistemas à mão no fim do mês.

Comece por um fluxo

Se isto parece grande, é porque fazer tudo de uma vez é grande. Comece pelo stock num só sentido. Mostre que funciona durante duas semanas. Depois junte as encomendas. Depois as faturas.

Cada passo serve por si, e cada um que funciona torna o seguinte mais fácil de justificar.