Come collegare il Suo ERP al Suo negozio online

Il Suo ERP è il sistema su cui la Sua azienda lavora davvero: scorte, prezzi, ordini, fatture, fornitori. Il Suo negozio online è un secondo posto dove tutte queste cose esistono. Tenerle d’accordo a mano è un lavoro che cresce esattamente alla velocità delle Sue vendite.

Collegarli costa €390 per un collegamento ERP standard, oppure da €500 per un collegamento API su misura, dove il sistema non ha un’integrazione già pronta. Il costo è raramente la parte difficile. Lo sono le decisioni.

Decida quale sistema comanda

Per ogni informazione, un solo sistema è la verità e l’altro segue. Sbagliare questo è ciò che fa litigare le integrazioni tra loro.

Tipico, e di solito giusto:

• Prodotti e prezzi — l’ERP comanda, il negozio segue.
• Scorte — l’ERP comanda, il negozio segue.
• Ordini — il negozio comanda, l’ERP riceve.
• Fatture — l’ERP comanda, il negozio le mostra.
• Clienti — dipende dalla Sua attività; lo decida in modo esplicito.

Scriva questa tabella prima di qualsiasi conversazione tecnica. È la specifica.

Decida ogni quanto

Non tutto deve essere immediato.

• Le scorte di solito devono essere rapide — minuti, non ore — perché vendere ciò che non ha è costoso.
• I prezzi spesso possono aggiornarsi di notte.
• Gli ordini devono essere immediati.
• I cambiamenti ai prodotti si possono programmare.

Fare tutto in tempo reale costa di più da costruire ed è più fragile da tenere in funzione. Adatti la frequenza al costo di sbagliare.

Decida che cosa succede quando fallisce

A volte fallirà. Cade il collegamento, l’ERP è fermo per manutenzione, un prodotto ha un campo che il negozio non può accettare.

Prima di costruire, risponda:

• L’elemento fallito riprova, e ogni quanto?
• Chi viene avvisato, e come? (Notifiche automatiche — €190.)
• Una persona può completare il passaggio a mano, nel frattempo?

Un’integrazione senza questo non è finita, per quanto funzioni bene in una giornata buona.

Si aspetti che i dati vadano puliti

La sorpresa più comune in un progetto ERP non è tecnica. È che i dati di prodotto nell’ERP non erano mai pensati per essere mostrati ai clienti: codici interni al posto dei nomi, misure mancanti, tre modi diversi di scrivere la stessa marca.

Lo preveda nel budget. L’importazione di prodotti in blocco parte da €150, e la pulizia dell’archivio clienti da €190 — e in una prima integrazione di solito ne serve uno dei due.

Come si presenta il risultato

Quando è fatto bene:

• Prodotti e prezzi compaiono online da un solo posto.
• Le scorte sono un solo numero, visibile a chi ne ha bisogno.
• Gli ordini arrivano nell’ERP senza essere digitati.
• Le fatture vengono create e inviate in automatico (automazione delle fatture — €290).
• Nessuno mette d’accordo due sistemi a mano a fine mese.

Inizi con un solo flusso

Se Le sembra grande, è perché farlo tutto insieme è grande. Inizi dalle scorte, in una sola direzione. Dimostri che funziona per due settimane. Poi aggiunga gli ordini. Poi le fatture.

Ogni passaggio è utile da solo, e ognuno che funziona rende più facile giustificare il successivo.