Como automatizar tarefas repetitivas do negócio

Automatização é trabalho que o computador faz em vez de um empregado o fazer à mão. A parte difícil nunca é a tecnologia. É saber que trabalho vale a pena automatizar, e por que ordem.

Encontre o trabalho que se escreve duas vezes

O sinal mais forte de que algo deve ser automatizado é a mesma informação ser introduzida por uma pessoa em dois sítios.

Chega uma encomenda e alguém escreve-a na contabilidade. Vende-se um produto e alguém acerta o stock numa folha de cálculo. Chega um pedido de informação e alguém copia-o para uma lista. Cada um destes casos é uma ligação à espera de ser feita.

Passe uma hora a anotar cada momento desses na semana. Essa lista é o plano do projeto e, em geral, é mais curta e mais óbvia do que se espera.

Ordene pela frequência, não pelo incómodo

A tarefa de que toda a gente se queixa é, muitas vezes, mensal. A tarefa que ninguém menciona acontece quarenta vezes por dia.

Multiplique os minutos pela frequência. Automatize primeiro o topo dessa lista, por muito aborrecida que seja.

As três primeiras de sempre

Na maior parte dos negócios de produto, saem as mesmas três:

• Automatização de encomendas (€290) — a encomenda avança no processo sem voltar a ser introduzida.
• Automatização de faturas (€290) — a fatura é criada e enviada quando a encomenda está paga.
• Sincronização de stock (€290) — um só valor de stock no site, na loja e nos marketplaces.

Depois destas, as ligações que importam dependem daquilo em que a empresa já assenta:

• Ligação a ERP — €390
• Ligação a CRM — €390
• Ligação à contabilidade — €390
• Ligação à transportadora — €290
• Ligação ao pagamento — €290
• Ligação a API personalizada — a partir de €500

Mantenha as falhas à vista

Isto é o que separa a automatização que ajuda da que prejudica.

Um processo automático que falha em silêncio é pior do que um manual, porque ninguém dá por isso durante uma semana. Cada ligação que fazemos mostra as falhas num sítio onde uma pessoa as vê — as notificações automáticas custam €190 e, para nós, não são opcionais.

Deve também ficar uma forma de fazer o trabalho à mão. Os sistemas param; o negócio não deve parar.

Não automatize um processo avariado

Se o processo de encomendas está confuso, automatizá-lo produz confusão mais depressa. Escreva primeiro os passos. Muitas vezes, metade deles só existe por causa de uma limitação antiga que ninguém voltou a ver.

Tirar um passo é mais barato do que o automatizar.

Quanto vale

A mesma conta de sempre: minutos poupados × frequência × custo de uma hora. Uma ligação de €290 que poupa três minutos em quarenta encomendas por dia paga-se em dias, não em meses.

Mas há um segundo retorno, mais difícil de contar e muitas vezes maior: informação copiada à mão é informação que, por vezes, está errada. Stock errado significa encomendas canceladas; moradas erradas significam encomendas devolvidas; faturas erradas significam discussões. A automatização tira uma categoria inteira de erros, não só o trabalho de escrever.

Comece em pequeno e à vista

Escolha uma ligação, ponha-a a funcionar, deixe a equipa sentir a diferença e só depois faça a seguinte. Um «projeto de automatização completa» de seis meses falha mais vezes do que seis melhorias de uma semana, e é muito mais difícil de parar se estiver a correr mal.