Wie Sie Ihr ERP mit Ihrem Onlineshop verbinden

Ihr ERP ist das System, auf dem Ihr Unternehmen tatsächlich läuft: Bestand, Preise, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten. Ihr Onlineshop ist ein zweiter Ort, an dem all das existiert. Beides von Hand in Übereinstimmung zu halten ist eine Arbeit, die genau so schnell wächst wie Ihre Verkäufe.

Beide zu verbinden kostet €390 für eine Standard-ERP-Anbindung oder ab €500 für eine individuelle API-Anbindung, wenn das System keine fertige Anbindung hat. Die Kosten sind selten der schwierige Teil. Die Entscheidungen sind es.

Legen Sie fest, welches System führend ist

Für jede Information ist genau ein System die Wahrheit, und das andere folgt. Wenn das falsch ist, bekämpfen sich die Anbindungen gegenseitig.

Typisch, und meist richtig:

• Produkte und Preise — das ERP ist führend, der Shop folgt.
• Bestand — das ERP ist führend, der Shop folgt.
• Bestellungen — der Shop ist führend, das ERP empfängt.
• Rechnungen — das ERP ist führend, der Shop zeigt sie an.
• Kunden — hängt von Ihrem Unternehmen ab; entscheiden Sie ausdrücklich.

Schreiben Sie diese Tabelle auf, bevor irgendein technisches Gespräch beginnt. Diese Tabelle ist die Vorgabe.

Legen Sie fest, wie oft

Nicht alles muss sofort sein.

• Bestand muss meist schnell sein — Minuten, nicht Stunden — weil der Verkauf von etwas, das Sie nicht haben, teuer ist.
• Preise können oft nachts laufen.
• Bestellungen sollten sofort sein.
• Produktänderungen können geplant werden.

Alles in Echtzeit ist teurer zu bauen und anfälliger im Betrieb. Richten Sie die Häufigkeit nach den Kosten, falsch zu liegen.

Legen Sie fest, was bei einem Ausfall passiert

Die Anbindung fällt manchmal aus. Die Verbindung bricht ab, das ERP ist wegen Wartung unten, ein Produkt hat ein Feld, das der Shop nicht annehmen kann.

Beantworten Sie vor dem Bau:

• Wird der fehlgeschlagene Posten erneut versucht, und wie oft?
• Wer wird informiert, und wie? (Automatische Benachrichtigungen — €190.)
• Kann eine Person den Schritt in der Zwischenzeit von Hand erledigen?

Eine Anbindung ohne das ist nicht fertig, so gut sie an einem guten Tag auch funktioniert.

Rechnen Sie damit, dass die Daten bereinigt werden müssen

Die häufigste Überraschung in einem ERP-Vorhaben ist nicht technisch. Es ist, dass die Produktdaten im ERP nie dafür gedacht waren, Kunden gezeigt zu werden: interne Codes als Namen, fehlende Maße, drei verschiedene Schreibweisen derselben Marke.

Planen Sie das ein. Der Massenimport von Produkten liegt ab €150, die Bereinigung der Kundendatenbank ab €190 — und bei einer ersten Anbindung wird meist eines davon gebraucht.

Wie das Ergebnis aussieht

Wenn es richtig gemacht ist:

• Produkte und Preise erscheinen online von einem Ort aus.
• Der Bestand ist eine Zahl, sichtbar für alle, die sie brauchen.
• Bestellungen kommen im ERP an, ohne getippt zu werden.
• Rechnungen werden automatisch erzeugt und verschickt (Rechnungsautomatisierung — €290).
• Niemand stimmt zum Monatsende zwei Systeme von Hand ab.

Mit einem Fluss anfangen

Wenn sich das groß anfühlt, dann weil alles auf einmal zu tun groß ist. Fangen Sie mit dem Bestand in einer Richtung an. Zeigen Sie zwei Wochen lang, dass es funktioniert. Dann kommen die Bestellungen dazu. Dann die Rechnungen.

Jeder Schritt ist für sich nützlich, und jeder, der funktioniert, macht den nächsten leichter zu begründen.