Cómo conectar su ERP a su tienda en línea

Su ERP es el sistema con el que su empresa funciona de verdad: stock, precios, pedidos, facturas, proveedores. Su tienda en línea es un segundo sitio donde todo eso existe. Mantenerlos de acuerdo a mano es un trabajo que crece exactamente a la misma velocidad que sus ventas.

Conectarlos cuesta €390 por una conexión ERP estándar, o desde €500 por una conexión API a medida cuando el sistema no tiene una integración ya hecha. El coste rara vez es la parte difícil. Las decisiones sí.

Decida qué sistema manda

Para cada dato, exactamente un sistema es la verdad y el otro lo sigue. Equivocarse aquí es lo que hace que las integraciones se peleen entre sí.

Lo habitual, y normalmente lo correcto:

• Productos y precios — el ERP manda, la tienda sigue.
• Stock — el ERP manda, la tienda sigue.
• Pedidos — la tienda manda, el ERP recibe.
• Facturas — el ERP manda, la tienda muestra.
• Clientes — depende de su negocio; decídalo de forma explícita.

Escriba esta tabla antes de cualquier conversación técnica. Es la especificación.

Decida cada cuánto

No todo tiene que ser instantáneo.

• El stock suele tener que ser rápido — minutos, no horas — porque vender lo que no tiene sale caro.
• Los precios a menudo pueden actualizarse por la noche.
• Los pedidos deberían ser inmediatos.
• Los cambios de producto pueden programarse.

Hacerlo todo en tiempo real es más caro de construir y más frágil de mantener. Ajuste la frecuencia al coste de equivocarse.

Decida qué ocurre cuando falla

Fallará a veces. Se corta la conexión, el ERP está parado por mantenimiento, un producto tiene un campo que la tienda no puede aceptar.

Antes de construir, responda:

• ¿El elemento fallido se reintenta, y cada cuánto?
• ¿A quién se avisa, y cómo? (Notificaciones automáticas — €190.)
• ¿Puede una persona completar el paso a mano mientras tanto?

Una integración sin esto no está terminada, por muy bien que funcione en un buen día.

Cuente con que los datos necesiten limpieza

La sorpresa más habitual en un proyecto de ERP no es técnica. Es que los datos de producto del ERP nunca se pensaron para mostrarlos a los clientes: códigos internos como nombres, medidas que faltan, tres formas distintas de escribir la misma marca.

Presupuéstelo. La importación masiva de productos es desde €150, y la limpieza de la base de clientes desde €190 — y en una primera integración suele hacer falta una de las dos.

Cómo se ve el resultado

Cuando está bien hecho:

• Los productos y los precios aparecen en línea desde un solo sitio.
• El stock es una sola cifra, visible para quien la necesita.
• Los pedidos llegan al ERP sin escribirlos.
• Las facturas se generan y se envían de forma automática (automatización de facturas — €290).
• Nadie concilia dos sistemas a mano a fin de mes.

Empiece por un flujo

Si esto le parece grande, es porque hacerlo todo a la vez es grande. Empiece por el stock en una dirección. Compruebe que funciona durante dos semanas. Luego añada los pedidos. Luego las facturas.

Cada paso es útil por sí solo, y cada uno que funciona hace más fácil justificar el siguiente.