Come automatizzare i compiti ripetitivi in azienda

Automazione significa un lavoro che il computer svolge al posto di un dipendente che lo fa a mano. La parte difficile non è mai la tecnologia. È capire quale lavoro vale la pena automatizzare, e in quale ordine.

Trovi il lavoro che viene digitato due volte

Il segnale più forte che qualcosa va automatizzato è che le stesse informazioni vengono inserite in due posti da una persona.

Arriva un ordine e qualcuno lo scrive nel sistema di contabilità. Si vende un prodotto e qualcuno aggiorna le scorte in un foglio di calcolo. Arriva una richiesta e qualcuno la copia in un elenco. Ognuno di questi è un collegamento in attesa di essere fatto.

Dedichi un’ora a scrivere ogni momento del genere nella Sua settimana. Quell’elenco è il Suo piano di lavoro, ed è di solito più corto e più evidente di quanto ci si aspetti.

Metta in ordine per frequenza, non per fastidio

Il compito di cui tutti si lamentano è spesso mensile. Il compito di cui nessuno parla succede quaranta volte al giorno.

Moltiplichi i minuti per la frequenza. Automatizzi per primo ciò che sta in cima a quell’elenco, per quanto sia noioso.

I primi tre, di solito

Per la maggior parte delle attività di prodotti, escono in cima gli stessi tre:

• Automazione degli ordini (€290) — l’ordine attraversa il processo senza essere inserito di nuovo.
• Automazione delle fatture (€290) — la fattura viene creata e inviata quando l’ordine è pagato.
• Sincronizzazione delle scorte (€290) — una sola cifra di scorte tra sito, negozio e marketplace.

Dopo questi, i collegamenti che contano dipendono da ciò su cui la Sua azienda già si appoggia:

• Collegamento ERP — €390
• Collegamento CRM — €390
• Collegamento contabilità — €390
• Collegamento corriere — €290
• Collegamento pagamenti — €290
• Collegamento API su misura — da €500

Tenga i guasti visibili

Questa è la parte che separa l’automazione che aiuta da quella che fa danno.

Un processo automatico che fallisce in silenzio è peggio di uno fatto a mano, perché per una settimana non se ne accorge nessuno. Ogni collegamento che costruiamo segnala i suoi guasti in un punto dove una persona li vedrà — le notifiche automatiche costano €190 e, per noi, non sono facoltative.

Deve anche tenere un modo per fare la cosa a mano. I sistemi si fermano; la Sua attività no.

Non automatizzi un processo rotto

Se il processo degli ordini è confuso, automatizzarlo produce confusione più in fretta. Scriva prima i passaggi. Spesso metà di essi esiste solo per un vecchio vincolo che nessuno ha più guardato.

Togliere un passaggio costa meno che automatizzarlo.

Quanto vale

Lo stesso conto di sempre: minuti risparmiati × frequenza × costo di un’ora. Un collegamento da €290 che fa risparmiare tre minuti su quaranta ordini al giorno si ripaga in giorni, non in mesi.

Ma c’è un secondo ritorno, più difficile da contare e spesso più grande: le informazioni copiate a mano sono informazioni a volte sbagliate. Scorte sbagliate significano ordini annullati; indirizzi sbagliati significano pacchi resi; fatture sbagliate significano discussioni. L’automazione toglie un’intera categoria di errori, non solo la digitazione.

Inizi in piccolo, e in modo visibile

Scelga un collegamento, lo faccia funzionare, lasci che il team senta la differenza, poi faccia il successivo. Un “progetto di automazione completa” di sei mesi fallisce più spesso di sei miglioramenti da una settimana, ed è molto più difficile da fermare se sta andando male.