Wie Sie wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen automatisieren

Automatisierung heißt Arbeit, die der Computer erledigt, statt dass ein Mitarbeiter sie von Hand macht. Der schwierige Teil ist nie die Technik. Es ist zu erkennen, welche Arbeit sich zu automatisieren lohnt und in welcher Reihenfolge.

Finden Sie die Arbeit, die zweimal getippt wird

Das stärkste Zeichen, dass etwas automatisiert werden sollte, ist, dass dieselbe Information von einer Person an zwei Stellen eingegeben wird.

Eine Bestellung kommt an und jemand tippt sie in die Buchhaltung. Ein Produkt wird verkauft und jemand korrigiert den Bestand in einer Tabelle. Eine Anfrage kommt herein und jemand kopiert sie in eine Liste. Jedes davon ist eine Verbindung, die darauf wartet, gemacht zu werden.

Nehmen Sie sich eine Stunde und schreiben Sie jeden solchen Moment in Ihrer Woche auf. Diese Liste ist Ihr Projektplan, und sie ist meist kürzer und offensichtlicher als erwartet.

Nach Häufigkeit ordnen, nicht nach Ärger

Die Aufgabe, über die sich alle beschweren, ist oft monatlich. Die Aufgabe, die niemand erwähnt, passiert vierzig Mal am Tag.

Multiplizieren Sie Minuten mit der Häufigkeit. Automatisieren Sie zuerst das oberste Ende dieser Liste, ganz gleich, wie langweilig es ist.

Die üblichen ersten drei

Bei den meisten Produktunternehmen kommen dieselben drei nach oben:

• Bestellautomatisierung (€290) — die Bestellung läuft durch den Ablauf, ohne noch einmal eingegeben zu werden.
• Rechnungsautomatisierung (€290) — die Rechnung wird erstellt und verschickt, wenn die Bestellung bezahlt ist.
• Bestandssynchronisation (€290) — eine Bestandszahl über Website, Shop und Marktplätze.

Danach hängen die Verbindungen, auf die es ankommt, davon ab, womit Ihr Unternehmen schon arbeitet:

• ERP-Anbindung — €390
• CRM-Anbindung — €390
• Buchhaltungsanbindung — €390
• Kurieranbindung — €290
• Zahlungsanbindung — €290
• Individuelle API-Anbindung — ab €500

Ausfälle sichtbar halten

Das ist der Teil, der Automatisierung, die hilft, von Automatisierung trennt, die schadet.

Ein automatisierter Ablauf, der still fehlschlägt, ist schlimmer als ein manueller, weil es eine Woche lang niemand merkt. Jede Verbindung, die wir bauen, meldet ihre Ausfälle an einen Ort, den eine Person sehen wird — automatische Benachrichtigungen kosten €190 und sind aus unserer Sicht nicht freiwillig.

Sie sollten auch einen Weg behalten, die Sache von Hand zu erledigen. Systeme fallen aus; Ihr Unternehmen sollte das nicht.

Automatisieren Sie keinen kaputten Ablauf

Wenn Ihr Bestellablauf durcheinander ist, erzeugt die Automatisierung das Durcheinander schneller. Schreiben Sie zuerst die Schritte auf. Oft stellt sich heraus, dass die Hälfte davon nur wegen einer alten Einschränkung existiert, die sich niemand noch einmal angesehen hat.

Einen Schritt zu streichen ist günstiger, als ihn zu automatisieren.

Was es wert ist

Dieselbe Rechnung wie überall: gesparte Minuten × Häufigkeit × Kosten einer Stunde. Eine Anbindung für €290, die bei vierzig Bestellungen am Tag drei Minuten spart, zahlt sich in Tagen aus, nicht in Monaten.

Es gibt aber einen zweiten Ertrag, der schwerer zu zählen ist und oft größer: Information, die von Hand kopiert wird, ist Information, die manchmal falsch ist. Falscher Bestand bedeutet stornierte Bestellungen; falsche Adressen bedeuten zurückgeschickte Pakete; falsche Rechnungen bedeuten Streit. Automatisierung nimmt eine ganze Klasse von Fehlern weg, nicht nur das Tippen.

Klein und sichtbar anfangen

Wählen Sie eine Verbindung, bringen Sie sie zum Laufen, lassen Sie das Team den Unterschied spüren und machen Sie dann die nächste. Ein sechsmonatiges „Projekt zur vollständigen Automatisierung“ scheitert häufiger als sechs Verbesserungen von je einer Woche, und es ist viel schwerer zu stoppen, wenn es schiefläuft.