如何把重复的业务工作自动化

自动化是指由电脑完成的工作，而不是员工手工做。难的从来不是技术。难的是认出哪些工作值得自动化，以及按什么顺序。

找出被输入两次的工作

某件事应该被自动化的最强信号，是同一个人把同一信息输入两个地方。

一笔订单到来，有人把它输入会计系统。一个产品卖掉，有人在表格里调整库存。一条咨询进来，有人把它抄进一份清单。每一项都是一个等待建立的连接。

花一小时，写下您一周里每一个这样的时刻。那份清单就是您的项目计划，它通常比预期更短、更明显。

按频率排序，不按烦人程度

大家抱怨的那项工作往往是每月一次。没人提到的那项，一天发生四十次。

用分钟乘以频率。先自动化那份清单的最上面，不管它有多无聊。

通常的前三项

对大多数产品企业，同样的三项会排到最上面：

• 订单自动化（€290）— 订单在流程里移动，不用重新输入。
• 发票自动化（€290）— 订单付款时创建并发送发票。
• 库存同步（€290）— 网站、店铺和电商平台共用一个库存数字。

在那之后，要紧的连接取决于您的公司已经在用什么运行：

• ERP 连接 — €390
• CRM 连接 — €390
• 会计连接 — €390
• 快递连接 — €290
• 支付连接 — €290
• 定制 API 连接 — 从 €500 起

让失败看得见

这一部分把有帮助的自动化和造成损害的自动化分开。

一个失败了却没有声音的自动化流程，比手工的更糟，因为一周都没人注意到。我们建立的每个连接都会把失败报到人会看到的地方——自动通知是 €190，在我们看来不是可选项。

您还应当保留手工做这件事的办法。系统会停机；您的业务不该停。

不要把一个坏掉的流程自动化

如果您的订单流程是乱的，把它自动化只会产生混乱，而且更快。先把步骤写下来。常常有一半步骤存在，只是因为某个旧的限制，一直没有人再看过。

去掉一个步骤，比把它自动化更便宜。

它值多少

算法和别处一样：省下的分钟 × 频率 × 一小时的成本。一个 €290 的连接，在一天四十笔订单上每笔省三分钟，几天就能收回，不是几个月。

但还有第二种回报，更难计算，而且往往更大：手工抄写的信息有时是错的。库存错了意味着订单被取消；地址错了意味着包裹被退回；发票错了意味着争执。自动化去掉的是一整类错误，不只是打字。

从小处开始，并且看得见

选一个连接，让它运转，让团队感到差别，然后再做下一个。一个六个月的“全面自动化项目”，失败得比六次为期一周的改进更经常，而且如果它在走错，也更难停下来。