Как автоматизировать повторяющиеся задачи в бизнесе

Автоматизация — это работа, которую делает компьютер, а не сотрудник вручную. Трудное место никогда не в технологии. Оно в том, чтобы понять, какую работу стоит автоматизировать и в каком порядке.

Найдите работу, которую вводят дважды

Самый ясный признак, что что-то стоит автоматизировать: одни и те же сведения человек вводит в два места.

Приходит заказ, и кто-то вбивает его в бухгалтерскую систему. Товар продаётся, и кто-то правит остаток в таблице. Приходит обращение, и кто-то копирует его в список. Каждое из этих мест — связь, которую ещё не сделали.

Потратьте час и запишите каждый такой момент за вашу неделю. Этот список и есть план проекта. Обычно он короче и очевиднее, чем ждут.

Сортируйте по частоте, а не по тому, как это раздражает

Задача, на которую все жалуются, часто бывает раз в месяц. Задача, о которой никто не говорит, случается сорок раз в день.

Умножьте минуты на частоту. Сначала автоматизируйте верх этого списка, каким бы скучным он ни был.

Обычные первые три

У большинства товарных бизнесов наверху оказываются одни и те же три:

• Автоматизация заказов (€290) — заказ проходит процесс без повторного ввода.
• Автоматизация счетов (€290) — счёт создаётся и отправляется, когда заказ оплачен.
• Синхронизация остатков (€290) — одна цифра остатка на сайте, в магазине и на маркетплейсах.

Дальше важные связи зависят от того, на чём компания уже работает:

• Подключение ERP — €390
• Подключение CRM — €390
• Подключение бухгалтерии — €390
• Подключение курьера — €290
• Подключение оплаты — €290
• Подключение своего API — от €500

Держите сбои на виду

Именно это отделяет автоматизацию, которая помогает, от автоматизации, которая вредит.

Автоматический процесс, который сбоит молча, хуже ручного: неделю никто не замечает. Каждая связь, которую мы строим, сообщает о сбоях туда, где человек их увидит. Автоматические уведомления стоят €190, и, на наш взгляд, они обязательны.

Оставьте и способ сделать то же вручную. Системы отключаются; ваш бизнес отключаться не должен.

Не автоматизируйте сломанный процесс

Если процесс заказа путаный, автоматизация выдаёт путаницу быстрее. Сначала запишите шаги. Часто половина из них есть только из-за старого ограничения, к которому давно никто не возвращался.

Убрать шаг дешевле, чем его автоматизировать.

Чего это стоит

Та же арифметика, что и везде: сэкономленные минуты × частота × стоимость часа. Подключение за €290, которое экономит три минуты на сорока заказах в день, окупается за дни, а не за месяцы.

Есть и вторая отдача. Её труднее посчитать, и часто она больше: сведения, которые копируют вручную, иногда оказываются неверными. Неверный остаток — отменённые заказы; неверный адрес — возвращённые посылки; неверный счёт — споры. Автоматизация убирает целый вид ошибок, а не только набор текста.

Начните с малого и так, чтобы это было видно

Выберите одну связь, доведите её до работы, дайте команде почувствовать разницу, затем беритесь за следующую. Полугодовой «проект полной автоматизации» срывается чаще, чем шесть улучшений по неделе, и его гораздо труднее остановить, если он идёт не так.