Comment automatiser les tâches répétitives de l'entreprise

L’automatisation, c’est un travail que l’ordinateur fait à la place d’un employé qui le fait à la main. La partie difficile n’est jamais la technologie. C’est de repérer quel travail vaut d’être automatisé, et dans quel ordre.

Trouvez le travail saisi deux fois

Le signal le plus fort qu’une chose doit être automatisée, c’est que la même information est saisie à deux endroits par une personne.

Une commande arrive et quelqu’un la tape dans le système comptable. Un produit se vend et quelqu’un ajuste le stock dans un tableur. Une demande arrive et quelqu’un la copie dans une liste. Chacun de ces cas est une connexion qui attend d’être faite.

Passez une heure à noter chaque moment de ce genre dans votre semaine. Cette liste est votre plan de projet, et elle est en général plus courte et plus évidente qu’on ne le croit.

Classez par fréquence, pas par agacement

La tâche dont tout le monde se plaint est souvent mensuelle. La tâche dont personne ne parle arrive quarante fois par jour.

Multipliez les minutes par la fréquence. Automatisez d’abord le haut de cette liste, quel que soit son ennui.

Les trois premiers habituels

Pour la plupart des entreprises de produits, les mêmes trois arrivent en tête :

• Automatisation des commandes (€290) — la commande avance dans le processus sans être ressaisie.
• Automatisation des factures (€290) — la facture est créée et envoyée quand la commande est payée.
• Synchronisation du stock (€290) — un seul chiffre de stock sur le site, la boutique et les places de marché.

Après cela, les connexions qui comptent dépendent de ce sur quoi votre entreprise tourne déjà :

• Connexion ERP — €390
• Connexion CRM — €390
• Connexion comptable — €390
• Connexion coursier — €290
• Connexion paiement — €290
• Connexion API sur mesure — à partir de €500

Gardez les échecs visibles

C’est la partie qui sépare une automatisation qui aide d’une automatisation qui nuit.

Un processus automatisé qui échoue en silence est pire qu’un processus manuel, parce que personne ne le remarque pendant une semaine. Chaque connexion que nous construisons signale ses échecs là où une personne les verra — les notifications automatiques sont à €190 et elles ne sont pas facultatives à nos yeux.

Vous devez aussi garder un moyen de faire la chose à la main. Les systèmes tombent ; votre entreprise ne devrait pas tomber avec eux.

N’automatisez pas un processus cassé

Si votre processus de commande est confus, l’automatiser produit de la confusion plus vite. Écrivez d’abord les étapes. Souvent, la moitié d’entre elles n’existe que à cause d’une vieille contrainte que personne n’a revue.

Enlever une étape coûte moins cher que de l’automatiser.

Ce que cela vaut

Le même calcul que partout : minutes gagnées × fréquence × coût d’une heure. Une connexion à €290 qui fait gagner trois minutes sur quarante commandes par jour se rembourse en jours, pas en mois.

Mais il y a un deuxième retour, plus difficile à compter et souvent plus grand : une information copiée à la main est une information parfois fausse. Un mauvais stock veut dire des commandes annulées ; de mauvaises adresses veulent dire des colis retournés ; de mauvaises factures veulent dire des disputes. L’automatisation enlève toute une catégorie d’erreurs, pas seulement la saisie.

Commencez petit et de façon visible

Choisissez une connexion, faites-la fonctionner, laissez l’équipe sentir la différence, puis passez à la suivante. Un « projet d’automatisation complète » de six mois échoue plus souvent que six améliorations d’une semaine, et il est bien plus difficile à arrêter s’il tourne mal.