Cum să automatizați sarcinile repetitive din afacere

Automatizarea înseamnă muncă pe care o face calculatorul, în loc ca un angajat să o facă de mână. Partea grea nu este niciodată tehnologia. Este să identificați ce muncă merită automatizată și în ce ordine.

Găsiți munca care se tastează de două ori

Cel mai puternic semnal că ceva ar trebui automatizat este că aceeași informație este introdusă în două locuri de o persoană.

Sosește o comandă și cineva o tastează în sistemul de contabilitate. Se vinde un produs și cineva ajustează stocul într-un tabel. Sosește o solicitare și cineva o copiază într-o listă. Fiecare dintre acestea este o conexiune care așteaptă să fie făcută.

Petreceți o oră notând fiecare astfel de moment din săptămâna dumneavoastră. Lista aceea este planul de proiect și, de obicei, este mai scurtă și mai evidentă decât vă așteptați.

Ordonați după frecvență, nu după cât deranjează

Sarcina de care se plânge toată lumea este adesea lunară. Sarcina pe care nu o menționează nimeni se întâmplă de patruzeci de ori pe zi.

Înmulțiți minutele cu frecvența. Automatizați întâi vârful acelei liste, indiferent cât de plictisitoare este.

Primele trei, de obicei

Pentru cele mai multe afaceri cu produse, aceleași trei ies în față:

• Automatizarea comenzilor (€290) — comanda trece prin proces fără să fie reintrodusă.
• Automatizarea facturilor (€290) — factura este creată și trimisă când comanda este plătită.
• Sincronizarea stocului (€290) — o singură cifră de stoc pe site, în magazin și pe marketplace-uri.

După acestea, conexiunile care contează depind de ce rulează deja compania dumneavoastră:

• Conexiune ERP — €390
• Conexiune CRM — €390
• Conexiune contabilitate — €390
• Conexiune curier — €290
• Conexiune plată — €290
• Conexiune API personalizată — de la €500

Țineți eșecurile la vedere

Aceasta este partea care separă automatizarea care ajută de automatizarea care dăunează.

Un proces automat care eșuează în tăcere este mai rău decât unul manual, pentru că nimeni nu observă timp de o săptămână. Fiecare conexiune pe care o construim raportează eșecurile undeva unde o persoană le va vedea — notificările automate sunt €190 și, din punctul nostru de vedere, nu sunt opționale.

Ar trebui să păstrați și o cale de a face lucrul manual. Sistemele pică; afacerea dumneavoastră nu ar trebui.

Nu automatizați un proces stricat

Dacă procesul de comandă este confuz, automatizarea lui produce confuzie mai repede. Scrieți pașii întâi. Adesea, jumătate dintre ei există doar din cauza unei constrângeri vechi pe care nimeni nu a revăzut-o.

Scoaterea unui pas este mai ieftină decât automatizarea lui.

Cât valorează

Aceeași aritmetică ca oriunde: minute economisite × frecvență × costul unei ore. O conexiune de €290 care economisește trei minute la patruzeci de comenzi pe zi se amortizează în zile, nu în luni.

Dar există un al doilea randament, mai greu de numărat și adesea mai mare: informația copiată de mână este informație care, uneori, este greșită. Stoc greșit înseamnă comenzi anulate; adrese greșite înseamnă colete returnate; facturi greșite înseamnă certuri. Automatizarea scoate o întreagă categorie de greșeli, nu doar tastarea.

Începeți mic și vizibil

Alegeți o conexiune, faceți-o să meargă, lăsați echipa să simtă diferența, apoi faceți-o pe următoarea. Un „proiect de automatizare completă” de șase luni eșuează mai des decât șase îmbunătățiri de o săptămână și este mult mai greu de oprit dacă merge prost.