Як автоматизувати повторювані завдання в бізнесі

Автоматизація означає роботу, яку виконує комп’ютер замість працівника, який робить її вручну. Важка частина ніколи не в технології. Вона в тому, щоб визначити, яку роботу варто автоматизувати і в якому порядку.

Знайдіть роботу, яку вводять двічі

Найсильніший сигнал, що щось варто автоматизувати, — це те, що ту саму інформацію людина вводить у два місця.

Надходить замовлення, і хтось вводить його в бухгалтерську систему. Товар продається, і хтось коригує залишок в електронній таблиці. Надходить звернення, і хтось копіює його в список. Кожне з них — з’єднання, яке ще треба зробити.

Витратьте годину і запишіть кожен такий момент вашого тижня. Цей список і є планом проєкту, і він зазвичай коротший і очевидніший, ніж очікується.

Сортуйте за частотою, а не за тим, як це дратує

Завдання, на яке всі скаржаться, часто буває раз на місяць. Завдання, про яке ніхто не згадує, трапляється сорок разів на день.

Помножте хвилини на частоту. Спочатку автоматизуйте верх цього списку, хоч би яким нудним він був.

Звичайні перші три

У більшості товарних бізнесів нагору виходять ті самі три:

• Автоматизація замовлень (€290) — замовлення проходить процес без повторного введення.
• Автоматизація рахунків (€290) — рахунок створюється і надсилається, коли замовлення оплачене.
• Синхронізація залишків (€290) — одна цифра залишку на сайті, в магазині і на маркетплейсах.

Після них з’єднання, які мають значення, залежать від того, на чому ваша компанія вже працює:

• Підключення ERP — €390
• Підключення CRM — €390
• Підключення бухгалтерії — €390
• Підключення кур’єра — €290
• Підключення оплати — €290
• Індивідуальне підключення API — від €500

Тримайте збої на видноті

Це те, що відрізняє автоматизацію, яка допомагає, від автоматизації, яка шкодить.

Автоматичний процес, який тихо ламається, гірший за ручний, бо ніхто не помічає цього тиждень. Кожне з’єднання, яке ми будуємо, повідомляє про свої збої туди, де їх побачить людина — автоматичні сповіщення коштують €190, і в нашому розумінні вони не є вибором.

Варто також лишити спосіб зробити це вручну. Системи падають; ваш бізнес не має падати разом із ними.

Не автоматизуйте зламаний процес

Якщо процес замовлення заплутаний, автоматизація виробляє плутанину швидше. Спочатку запишіть кроки. Часто половина з них існує лише через старе обмеження, до якого ніхто не повертався.

Прибрати крок дешевше, ніж його автоматизувати.

Чого це варте

Та сама арифметика, що й скрізь: зекономлені хвилини × частота × вартість години. З’єднання за €290, яке заощаджує три хвилини на сорока замовленнях на день, окупається за дні, а не за місяці.

Але є друга віддача, яку важче порахувати і яка часто більша: інформація, яку копіюють вручну, іноді хибна. Хибний залишок означає скасовані замовлення; хибні адреси — повернуті посилки; хибні рахунки — суперечки. Автоматизація прибирає цілу категорію помилок, а не лише набір тексту.

Почніть із малого і видимого

Оберіть одне з’єднання, зробіть так, щоб воно працювало, дайте команді відчути різницю, а потім беріться за наступне. «Повний проєкт автоматизації» на шість місяців зривається частіше, ніж шість покращень по тижню, і його набагато важче зупинити, якщо він іде не так.